Jak zorganizować wyjazd firmowy na Mazurach? Przewodnik dla organizatora
Wyjazd firmowy to dziś znacznie więcej niż rezerwacja sali konferencyjnej i kilku pokoi. Dobrze zaplanowane spotkanie powinno łączyć efektywną pracę, integrację zespołu, komfort uczestników i doświadczenia, które zostaną z nimi na dłużej.
Dlatego coraz więcej organizatorów szuka miejsc, w których wszystkie te elementy można połączyć w ramach jednego wydarzenia. Mazury, a szczególnie Mikołajki, dają pod tym względem wyjątkowe możliwości.
Jak zorganizować konferencję, szkolenie lub wyjazd integracyjny na Mazurach, żeby uczestnicy wrócili z niego nie tylko z kolejną prezentacją w laptopie, ale również z poczuciem naprawdę dobrze spędzonego czasu?
1. Zacznij od celu wyjazdu
Zanim zaczniesz porównywać hotele, sale i atrakcje, odpowiedz sobie na jedno pytanie:
Po co właściwie organizujemy ten wyjazd?
Inaczej wygląda program spotkania zarządu, inaczej szkolenia sprzedażowego, a jeszcze inaczej wyjazdu integracyjnego po intensywnym kwartale.
Najczęściej firmy organizują wyjazdy, aby:
przeprowadzić szkolenie lub warsztaty,
podsumować wyniki i zaplanować kolejny okres,
zintegrować nowy lub szybko rozwijający się zespół,
nagrodzić pracowników,
zorganizować spotkanie dla kluczowych klientów i partnerów,
połączyć konferencję z integracją,
przeprowadzić kameralny management meeting lub strategiczny offsite.
Dopiero po określeniu celu warto dobierać miejsce i program.
2. Wybierz miejsce, które pozwala połączyć biznes z odpoczynkiem
Jedną z największych zalet organizowania wydarzenia firmowego na Mazurach jest możliwość bardzo wyraźnej zmiany otoczenia.
Zamiast kolejnego dnia spędzonego w biurze uczestnicy mogą prowadzić warsztaty z widokiem na jezioro, po spotkaniu wyjść do ogrodu, a część integracyjną przenieść na wodę lub zakończyć wspólną kolacją.
Takie otoczenie szczególnie dobrze sprawdza się podczas wydarzeń, których celem jest nie tylko przekazanie wiedzy, lecz także rozmowa, budowanie relacji i oderwanie zespołu od codziennego rytmu pracy.
W Amax Boutique Hotel w Mikołajkach spotkania biznesowe można organizować w różnych przestrzeniach – od kameralnych warsztatów po konferencje dla większych zespołów.
3. Nie wybieraj hotelu wyłącznie na podstawie wielkości sali
Liczba metrów kwadratowych to tylko jeden z parametrów.
Przy wyborze hotelu na wyjazd firmowy warto sprawdzić również:
dostęp do światła dziennego,
możliwość zmiany ustawienia sali,
dostęp do przestrzeni zewnętrznej,
miejsce na przerwy kawowe i networking,
zaplecze gastronomiczne,
liczbę miejsc noclegowych,
możliwości organizacji integracji,
dostępność strefy relaksu,
elastyczność hotelu przy zmianach programu.
Przy kilkudniowych wydarzeniach szczególnie ważne okazuje się to, czy większość programu można zrealizować w jednym miejscu. Im mniej przejazdów i elementów wymagających dodatkowej logistyki, tym łatwiejsza organizacja całego wydarzenia.
4. Zaplanuj konferencję i integrację jako jeden program
Częstym błędem jest traktowanie części biznesowej i integracyjnej jako dwóch zupełnie niezależnych wydarzeń.
Znacznie ciekawszy efekt daje zaprojektowanie całego wyjazdu jako jednej historii.
Przykładowy program dwudniowego spotkania może wyglądać tak:
Dzień pierwszy
Przyjazd uczestników i powitalna kawa.
Następnie blok konferencyjny lub warsztatowy, lunch i kolejna część spotkania.
Po południu zmiana charakteru wydarzenia – wyjście w plener, aktywność integracyjna albo czas na SPA i odpoczynek.
Wieczorem wspólna kolacja, bankiet lub mniej formalne spotkanie zespołu.
Dzień drugi
Śniadanie, krótki blok warsztatowy lub podsumowanie spotkania, a następnie wspólna aktywność i lunch przed wyjazdem.
Taki rytm pozwala zachować równowagę pomiędzy pracą a integracją i sprawia, że uczestnicy nie mają poczucia dwóch dni spędzonych wyłącznie w sali konferencyjnej.
5. Wykorzystaj Mazury jako część wydarzenia
Jeżeli firma decyduje się na organizację wyjazdu właśnie tutaj, szkoda ograniczać program do wnętrza hotelu.
Jeziora i otoczenie Mikołajek mogą stać się naturalną częścią scenariusza wydarzenia.
W zależności od charakteru grupy można zaplanować aktywności na wodzie, program team-buildingowy, wydarzenia plenerowe lub po prostu spokojniejsze formy integracji zakończone wspólną kolacją.
Nie każdy wyjazd firmowy musi przy tym oznaczać intensywny program od rana do nocy.
W przypadku spotkań kadry managerskiej albo wydarzeń dla klientów równie dobrze może sprawdzić się czas przeznaczony na rozmowy, dobrą kuchnię, SPA i odpoczynek nad jeziorem.
6. Rozważ hotel na wyłączność
Przy niektórych wydarzeniach ogromnym atutem jest możliwość przejęcia całego obiektu przez jedną firmę.
Hotel na wyłączność daje organizatorowi zupełnie inną swobodę.
Brak innych Gości oznacza większą prywatność, łatwiejsze dopasowanie przestrzeni do scenariusza wydarzenia i możliwość stworzenia atmosfery, której trudno oczekiwać w dużym hotelu obsługującym jednocześnie kilka grup.
Takie rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się podczas:
spotkań zarządu,
strategicznych offsite'ów,
premier produktów,
wydarzeń dla kluczowych klientów,
jubileuszy firmowych,
wyjazdów integracyjnych,
wydarzeń wymagających większej poufności.
Amax Boutique Hotel oferuje firmom również możliwość organizacji wydarzeń w formule hotelu na wyłączność.
7. Zapytaj o kompleksową organizację
Dobry obiekt MICE powinien być czymś więcej niż dostawcą noclegów i sali.
Im więcej elementów może skoordynować jeden zespół, tym mniej pracy pozostaje po stronie organizatora.
Dlatego podczas pierwszej rozmowy warto zapytać nie tylko o dostępność pokojów i sali, lecz również o gastronomię, atrakcje, przestrzeń plenerową, organizację wieczoru oraz możliwe warianty programu.
Czasem jedna rozmowa z doświadczonym koordynatorem pozwala zastąpić kontakt z kilkoma różnymi podwykonawcami.
Wyjazd firmowy na Mazurach – praca, która nie kończy się na sali konferencyjnej
Najlepsze wydarzenia firmowe to te, podczas których wszystko ze sobą współgra: miejsce, program, gastronomia, noclegi i integracja.
Mazury dają możliwość połączenia spotkania biznesowego z czymś, czego trudno doświadczyć podczas standardowej konferencji w mieście – przestrzenią, naturą i wspólnie spędzonym czasem poza biurem.
W Amax Boutique Hotel w Mikołajkach pomagamy organizować zarówno kameralne spotkania biznesowe i szkolenia, jak i konferencje, integracje oraz większe eventy firmowe.
Planujesz wyjazd dla swojego zespołu?
Opowiedz nam, ilu uczestników zapraszasz i jaki jest cel wydarzenia. Przygotujemy propozycję pobytu, przestrzeni konferencyjnej, gastronomii oraz atrakcji dopasowanych do Twojej grupy.
Sprawdź ofertę dla firm Amax Boutique Hotel w Mikołajkach i zapytaj o dostępny termin.
